電子メールまわりの，お仕事フローを見直しました

お仕事が進まないなーと思ったので，何にどれくらい時間を使っているかをグラフにしてみました．1週間もすると理由が分かりました，お仕事に時間を使っていません．

バカみたいなことなのですが，事実なので，ちょっと対応せねばと思いました．1つ1つ地道に対応していくのですが，ここでは，その1つ，電子メール(ウェブ)の時間改善を出します．

電子メールの改善方法の決定フローがこちらになります:

まず，過去1週間の送信メールを見直して，誰にどれくらいメールを出しているかを，紙に書き出します．紙に書き出すのがポイントです．どうやら，手書きとパソコンでは，頭の活動箇所が違うようで，紙に書き出してはじめて気がつくことがたくさんあります．

次に1時間以内に返信しなくてはならないメールがあるか，チェックします．技術者ならば，おそらく，それほど緊急性のあるメールはないと思います．

1時間以内に返信しなくてもいいならば，メールチェックは1日2回にして時間を決めましょう．メール返信が遅くなったとしばらく言われるかもしれませんが，何時に読んで返信するかのパターンを分かってもらえれば，問題なくスムースに業務が進められます．

次に自分しか書けないメールか判断します．もしも誰かに振れるなら振ってしまうのがよいでしょう．自分で書くとしても，テンプレート化して(文章をテンプレートしてもいいし，書くべき内容チェックシートを作って作文作業をフロー化してもいい)しまいます．

さて問題は，即時にメールを返信しなければならないときです．このときは，1人で抱えずに，複数人数で対応するようにして，シフトを組めばいいでしょう．自分しか返信できないならば，技術者を辞めて，電話対応係にしてもらいましょう．きついことを書くようですが，ここに到達する方は，肩書きが技術者でも実際の業務は電話対応をしていたのだと思います．

こうやってフローを見直してみると，電子メールや電話はコストが高いなと分かりました．技術者1人には，技量や経験がなくても最低でも1時間4000円のコストがかかります．

メールを1本書くのに平均5分かけていたら，メール1本400円程度が必要ということです． 高!